Kaos i Teams?
Synes du også det er vanskelig å holde oversikt når antall teams øker?
Microsoft Teams er så mye mer enn chat og video, det er nemlig den perfekte plattformen for å dele og samhandle med andre! Her kan informasjon, kommunikasjon og dokumentasjon enkelt samles i teams-rom og gjøres tilgjengelig, både internt og eksternt.
Men når antall teams-rom og kanaler øker, er det fort gjort å miste oversikten.
Oppretter du teams-rommene riktig?
Teams gir brukerne stor valgfrihet. Samtidig kan det kan være vanskelig å vite hvilket innhold som bør inn i det enkelte teams-rom. Det finnes standard funksjonalitet i Teams som lar deg opprette nye rom basert på en mal, men noe må fortsatt ha et bevisst forhold til:
- Hva skal teamet hete? Er navnet fri fantasi eller gir det mening for andre? Og emoji som ikon, er det lurt?
- Hvilke faner og kanaler bør jeg opprette, hvilke apper trenger vi for å komme godt i gang?
- Finnes det et team for akkurat dette formålet fra før i bedriften?
Finner du det du leter etter?
Når du blir medlem av så mange teams-rom at du ikke lenger har full oversikt, må du på leting. Da gjelder det både å huske hvor innholdet du leter etter ligger, og hva teams-rommet heter. Hvis navngivningen av rommet i tillegg er utydelig og gir lite mening, må du kanskje gå inn og ut av flere rom og kanaler før du finner det du leter etter. Da øker både tidsbruken og frustrasjonen.
Minst like vanskelig kan det være å finne rom du ikke er medlem av. For ikke å snakke om hvor krevende det er å få oversikt over rom du ikke er kjent med fra før. Har bedriftsidrettslaget for eksempel et eget teams-rom? Hvor finner du informasjon om booking av firmahytta? Har vi jobbet med andre prosjekter for denne kunden tidligere?
Vet du hva du har delt – og hvem du har delt det med?
Det er enkelt å dele filer og informasjon i Teams. Dette gjør det enklere å jobbe samtidig på samme oppgave, og antall e-post i innboksen blir færre. Og det er nesten like lettvint å dele med eksterne som med kollegaen din, ved å invitere en kunde eller en ekstern samarbeidspartner inn i teams-rommet. Men er det i noen tilfeller kanskje litt for lettvint? Vet du alltid om eksterne har tilgang til rommene eller kanalene du jobber i?
Det kan være fort gjort å dele intern kommunikasjon på chat’en eller legge ut en intern fil i et teams-rom hvor eksterne har tilgang. I beste fall har ingen skade skjedd, i verste fall deles forretningskritisk informasjon eller dialog som ikke burde kommet for kundens ører.
Jobben er ferdig – hva nå?
I de fleste bedrifter er det opp til den enkelte å aktivt melde seg ut av teams-rom, å arkivere eller slette det som ikke lenger brukes, eller å skjule rom og kanaler som man ikke trenger å jobbe i til daglig.
Teams-rom inneholder ofte filer eller informasjon som er arkivverdig eller som kan komme til nytte i fremtiden. Arkiv-funksjonaliteten i Teams skrivebeskytter innholdet i teamet slik at det ikke kan slettes, men hvis alle melder seg ut av teamet og noen slutter i bedriften så kan innholdet i verste fall bli utilgjengelig likevel.
Siden det eksisterer ulik praksis for arkivering eller sletting av gamle teams-rom velger enkelte derfor å kopiere eller flytte arkivverdige filer til et annet lagringssted enn Teams, som delte områder i OneDrive eller på en filserver. Da er det bare å huske om siste versjon av fila ligger i Teams eller på filserveren...
Se hvordan ONwork setter struktur i Teams helt automatisk
Flytte til moduloversikten? Siden ONwork bruker Microsoft Teams som arbeidsflate gjør vi samarbeid og kommunikasjon enda enklere. Vi oppretter egne arbeidsområder, eller team, som er tilpasset ditt behov og hvor du kan samle alt du jobber med.
