Balansert prosjektstyring | Det er jo ikke sånn vi egentlig jobber

Har du hørt denne setningen før? Kvalitetssystemet beskriver én ting, men i praksis gjør folk noe helt annet. Hvorfor? Fordi systemet ikke speiler virkeligheten.

Når ansatte opplever at prosedyrer er tungvinte, utdaterte eller irrelevante, finner de sin egen måte å jobbe på. Og det fungerer – for den enkelte. Men for bedriften skaper det et mareritt:

🔹 Ulik kvalitet fra prosjekt til prosjekt – avhengig av hvem som utfører jobben.
🔹 Manglende sporbarhet – ingen vet hva som faktisk ble gjort, eller hvorfor.
🔹 Feil som gjentar seg – fordi ingen lærer av hverandre.
🔹 Ineffektivitet – ansatte bruker tid på å finne snarveier i stedet for å følge en etablert, velfungerende prosess.

Når kvalitetssystemet ikke fungerer, skaper det kaos – og ingen gidder å bruke det

I mange bedrifter finnes kvalitetssystemet kun i teorien. Dokumentene er der, men brukes ikke. Ikke bare fordi folk synes prosedyrene er utdaterte – men også fordi det er tungvint å finne frem til dem. Når ansatte må bytte mellom flere systemer, navigere i komplekse menyer eller lete seg frem til riktig prosedyre i en jungel av dokumenter, blir terskelen for å bruke kvalitetssystemet for høy. Da er det ikke rart at de heller finner sine egne løsninger.

Resultatet? Alle gjør ting på sin egen måte.

• For komplisert og tidkrevende – Ingen tar seg tid til å følge prosedyrer som ikke passer virkeligheten.

• Utilgjengelig – Systemet er begravd i et intranett, en mappe eller et gammelt filsystem. Å finne riktig prosedyre kan føles som å lete etter en nål i en høystakk – og ingen har tid til det.
• Ikke relevant – De ansatte opplever at systemet ikke hjelper dem i hverdagen.
• Ingen eierskap – Systemet er laget av ledelsen, men det er de ansatte som må bruke det.
• Ingen oppfølging – Når ingen sjekker om systemet brukes, mister det sin verdi.
  
  

Konsekvensene av et kvalitetssystem som ikke blir brukt

Se for deg en fabrikk som har detaljerte sjekklister for kvalitetskontroll, men hvor de ansatte på linja mener de er for kompliserte og unødvendige. Noe som resulterer i en kostbar tilbakekalling av produkter i markedet. 

Når kvalitetssystemet ignoreres, oppstår en rekke utfordringer som kan få store konsekvenser for bedriften:

⚠️ Økte kostnader – Feil som kunne vært unngått, fører til omarbeid, reklamasjoner og ineffektiv drift.

⚠️ Manglende samsvar med krav og standarder – Risiko for avvik i revisjoner, bøter og tap av sertifiseringer.

⚠️ Svekket kundetillit – Ujevn kvalitet og mislykkede leveranser skaper misfornøyde kunder.

⚠️ Intern frustrasjon – Ansatte må stadig finne egne løsninger og bruke tid på feilretting i stedet for verdiskaping.

⚠️ Dårligere samarbeid – Når alle jobber ulikt, oppstår misforståelser og ineffektive arbeidsprosesser.

Hvordan bygge et kvalitetssystem som faktisk brukes?

Et godt kvalitetssystem skal være lett tilgjengelig, intuitivt og en naturlig del av arbeidsflyten – ikke et ekstra steg som føles unødvendig. Slik bygger du et system som ansatte faktisk bruker:

1. Lag prosedyrer som faktisk speiler hvordan folk jobber – Involver de ansatte i utformingen.
2. Gjør systemet tilgjengelig der jobben gjøres – Ingen skal måtte lete etter prosedyrer. Kvalitetssystemet bør være integrert i daglige arbeidsverktøy (Teams, SharePoint, prosjektstyringssystemer) slik at det alltid er i nærheten.
3. Fjern unødvendig byråkrati – Kutt ut stegene som ikke gir verdi. 
4. Automatiser kontinuerlig forbedring – Digitale sjekklister og påminnelser gjør at ansatte ikke trenger å huske alt selv. Kvalitetsforbedringer bør implementeres automatisk, slik at ingen må lese seg opp på nye prosedyrer for å jobbe riktig.
5. Evaluer og juster – Hvis systemet ikke brukes, må det forbedres.
   
   

Kvalitetssystemet må være et arbeidsverktøy – ikke et hinder

Hvis ansatte ser kvalitetssystemet som et byråkratisk hinder, vil de fortsette å finne egne måter å jobbe på. Men hvis systemet speiler virkeligheten, er enkelt å bruke og faktisk hjelper dem, blir det en naturlig del av arbeidshverdagen.

Så – vet du innerst inne at kvalitetssystemet ditt ikke brukes? Hva gjør du med det?