Føles det alltid som dere har for få folk? Prosjektene er presset, nøkkelpersoner overarbeidet, og likevel er noen ressurser ledige.
Men spørsmålet er: Mangler dere virkelig folk – eller er det bare dårlig planlegging?
I mange kunnskapsbedrifter har man gitt opp ressursstyring på selskapsnivå. I stedet overlates det til hver enkelt prosjektleder å sikre at de har riktige folk tilgjengelig for å levere prosjektet. Isolert sett fungerer dette for den enkelte prosjektleder, men for selskapet som helhet er det en katastrofe.
Resultatet? Et kaos av siloer og feilprioriteringer:
- Nøkkelpersoner blir overbelastet fordi alle legger dem inn i sine planer – uten å se helheten.
- Andre ressurser går ledige, selv om prosjektene skriker etter folk.
- Ledelsen tror de mangler folk, samtidig som belegget er for lavt.
Problemet: Silo-planlegging og usynlige flaskehalser
Når ressursstyring skjer isolert i hvert prosjekt, mister bedriften overblikket. Hver prosjektleder planlegger ut fra sitt behov, men ingen ser helheten.
- Hver PL bygger sin egen ressursplan, men det finnes ingen felles oversikt.
- Nøkkelpersoner blir overbooket, fordi flere prosjekter antar at de er tilgjengelige.
- Selskapet får aldri utnyttet kapasiteten fullt ut – noen jobber seg i hjel, mens andre sitter uten oppgaver.
Excel-helvete: Smidige løsninger eller skjult risiko?
Excel er fantastisk til mye, men et mareritt for ressursstyring:
- Ingen sanntidsoppdatering – Når endringer skjer i ett prosjekt, reflekteres de ikke i andre.
- Ingen felles styringsdata – Ledelsen mangler innsikt i hvordan ressursene faktisk brukes.
- Høy risiko for feil og dobbeltarbeid – Informasjon er fragmentert og vanskelig å kvalitetssikre.
Den skjulte flaskehalsen: Overbooking av nøkkelpersoner
I de fleste kunnskapsbedrifter finnes det spesifikke ansatte med kritisk kompetanse – ofte seniorer, spesialister eller prosjektledere.
Når ressursstyringen skjer i siloer, skjer dette nesten alltid:
- De samme personene blir overbooket, fordi hver PL antar at de er tilgjengelige.
- Prosjekter blir forsinket, fordi nøkkelpersonen ikke kan klone seg selv.
- Bedriften mister fleksibilitet, fordi all spesialistkunnskap er konsentrert på få hoder.
👉 Dette er et klassisk tegn på at ressursstyringen feiler.
👉 Og dette er grunnen til at mange tror de har for få folk – når problemet egentlig er dårlig planlegging.
Løsningen: Fra Excel-kaos til strategisk ressursstyring
For å løse dette må kunnskapsbedrifter gå fra fragmentert, prosjektbasert planlegging til helhetlig ressursstyring. Det handler ikke om å gjøre livet vanskeligere for prosjektledere, men om å gi bedre verktøy og prosesser for å bruke de ansatte smartere.
1. Felles oversikt over kapasitet og belastning
- Hvem er booket hvor? – Unngå overbooking av nøkkelpersoner.
- Hvem har kapasitet? – Utnytt ledige ressurser smartere.
- Hvordan påvirker fremtidige prosjekter kapasiteten? – Planlegg smartere.
2. Unngå overavhengighet av enkeltpersoner
- Identifiser flaskehalser tidlig – Hvem er overbelastet?
- Spre kompetansen bedre – Sørg for at flere kan ta over kritiske oppgaver.
- Invester i dokumentasjon og kunnskapsdeling – Så kunnskap ikke forblir hos enkeltpersoner.
3. Optimal bruk av tilgjengelige ressurser
- Se hvilke team som har ledig kapasitet, og omfordele ressurser.
- Identifisere når det faktisk ER behov for flere ansatte – og når problemet heller er dårlig planlegging.
- Forutsi ressurssituasjonen flere måneder frem i tid, i stedet for å bare reagere på forsinkelser.
Ressursstyring som et strategisk verktøy
Ressursstyring bør ikke være en lokal oppgave for hver prosjektleder. Det bør være et strategisk verktøy på selskapsnivå. Når du vet hva folk faktisk jobber med, og hvilke kapasitetsutfordringer som ligger foran, kan du ta bedre valg:
📌 Når skal vi ansette?
📌 Når skal vi si nei til et prosjekt?
📌 Når må vi øke kompetansen internt for å dekke behov?
Så – har dere egentlig for få folk, eller er det bare dårlig planlegging?
