Balansert prosjektstyring |Hvorfor får prosjektet skryt når det går bra – og salg skylden når det går dårlig?"

En konsulentbedrift hadde en fast kunde som stadig kjøpte nye tjenester. Men etter én stor leveranse gikk det galt: Prosjektet ble forsinket, kundens forventninger var skyhøye, og relasjonen begynte å slå sprekker. Hvem fikk skylden? Salg – for å ha solgt en løsning som ikke kunne leveres som forventet. Men var det hele sannheten?

Denne dynamikken gjentar seg i utallige prosjektorganisasjoner. Når et prosjekt lykkes får leveranseteamet skryt. Når det mislykkes, peker man på at salg har solgt noe urealistisk eller uklart. Hvorfor skjer dette? Og hvordan kan vi skape et bedre samarbeid mellom salg og leveranse?

Den usynlige skillelinjen mellom salg og leveranse

I en ideell verden spiller salg og leveranse på lag, der begge parter har en felles forståelse av hva som er solgt, hva som skal leveres, og hvilke forventninger som er satt hos kunden. I praksis ser vi ofte at disse teamene opererer som to separate verdener:

• Salg vil vinne kontrakten og fokuserer på verdien og mulighetene kunden ser.
• Leveranse vil gjennomføre prosjektet innenfor gitte rammer for tid, kostnad og kvalitet.

Problemet oppstår når disse målene ikke er synkroniserte. Salg setter premissene, men leveranse må forholde seg til realiteten – og dersom forventningene spriker, begynner skylden å flyte.

Hvorfor får salg skylden når noe går galt?

Når prosjektet møter utfordringer, er det fristende å se tilbake på oppstarten og finne feil der. Typiske årsaker til at salg får skylden inkluderer:

• Forventningene ble satt for høyt – kunden trodde de fikk noe annet enn det som faktisk ble levert.
• Mangelfull overlevering – viktig informasjon fra salgsprosessen ble ikke videreført til prosjektteamet.
• Feil ressurs- og tidsestimat – prosjektet ble solgt med en optimistisk tidsplan som ikke var realistisk.

Teknologi som brobygger mellom salg og leveranse

En av de største utfordringene ligger i informasjonsflyten mellom salg og leveranse. Hvis alt av filer og informasjon ligger låst inne i et CRM-system hvor bare selgerne har tilgang, blir det tungvint for prosjektteamet å finne kritisk informasjon fra salgsfasen. Tilsvarende trenger salg innsikt i erfaringer fra tidligere prosjekter for å gi mer realistiske tilbud og bedre forventningsstyring.

I tillegg er det viktig at både salg og prosjektledelse har sanntidsinnsikt i hverandres arbeid:

• Prosjektteamet bør ha oversikt over pågående tilbud for å forstå hvilke typer prosjekter som er på vei inn og kunne forberede seg på nye leveranser.
• Salg bør ha innsikt i pågående prosjekter for å vite hvordan leveranser utvikler seg, oppdage avvik tidlig og håndtere kundeoppfølging proaktivt.
• Fagressurser bør involveres i tilbudsfasen der det er nødvendig, for å sikre at det som selges er realistisk og gjennomførbart.
• Dette er spesielt kritisk for faste kunder og rammeavtaler der mersalg og langsiktig samarbeid avhenger av vellykkede leveranser.

Her kan teknologi spille en nøkkelrolle:

• Felles arbeidsrom og dokumentdeling – Plattformløsninger som ONwork gir salg og leveranse et felles sted å jobbe, slik at all informasjon om tilbud, spesifikasjoner og tidligere erfaringer er lett tilgjengelig.
• Sømløs integrasjon mellom CRM og prosjektstyringsverktøy – Ved å koble sammen systemer, sikrer man at ingen kritisk informasjon forsvinner mellom salg og prosjekt.
• Sanntidsoppdateringer og samarbeid – Digitale verktøy sørger for at både salg og leveranse har tilgang til den samme, oppdaterte informasjonen, og kan følge utviklingen av prosjektet fra start til slutt.

Suksess handler om samspill – ikke skyldfordeling

Skyldfordeling hjelper ingen. Suksess i prosjekter krever at salg og leveranse tar felles eierskap fra dag én. Uten tydelige forventninger, sømløs informasjonsflyt og gjensidig forståelse, havner vi i en evig runddans av frustrasjon og mislykkede leveranser.

Vil vi skape virkelig verdi for kundene våre – og for organisasjonen – må vi bygge bro, ikke lete etter syndebukker.