(…og hvordan det inspirerte meg til å lage et verktøy som faktisk løser problemet.)
Jeg husker fortsatt den første perioden som prosjektleder. Ingen spurte meg om den beste tekniske løsningen – sjefen min ville bare vite én ting:
“Hvordan ligger vi an økonomisk?”
Plutselig var det ikke presise beregninger eller tekniske løsninger som avgjorde om prosjektet var en suksess – det var marginene, budsjettene og kontantstrømmen.
Hvorfor havner så mange dyktige ingeniører, arkitekter og tekniske fagfolk plutselig med ansvar for prosjektøkonomien? Svaret er enkelt: De er best i faget sitt. Men nå står de overfor en helt ny utfordring – tall, budsjetter og rapporter som ikke gir mening. Plutselig er det ikke lenger presise beregninger og tekniske løsninger som avgjør suksessen, men kostnadskontroll og marginer.
Ekspertfellen – hvorfor blir de flinkeste teknologene plutselig prosjektledere?
I mange teknologiselskaper finnes en uskreven regel: De beste ingeniørene blir prosjektledere.
Det gir mening – på papiret. Ingen kjenner jo prosjektene bedre enn oss?
Men det ingen fortalte meg, var at prosjektledelse er noe helt annet enn å være fagspesialist. Teknisk ekspertise tar deg til et visst punkt – men for å lykkes må du mestre planlegging, økonomistyring og ressursstyring.
Og la oss være ærlige: De færreste ingeniører drømmer om et liv i Excel.
Brutal overgang – fra teknologi til tall
I stedet for å fordype meg i tekniske løsninger, måtte jeg plutselig forholde meg til begreper som:
✅ CAPEX vs. OPEX – Investering eller driftskostnad? Hva påvirker budsjettet mest?
✅ Kontoplan – hvilken post hører denne utgiften hjemme på?
✅ Koststed – hvem skal egentlig belastes for denne kostnaden?
✅ Balanseføring – når er en utgift egentlig en investering?
✅ Ferdigstillelsesgrad – hvor mye av prosjektet er faktisk levert, og hvordan måler vi det?
✅ Likviditet – hvordan påvirker dette kontantstrømmen til selskapet?
For meg føltes dette som et fremmedspråk. Å lese en økonomirapport ga meg den samme følelsen som en økonom ville hatt hvis jeg ba henne tolke en teknisk tegning.
Økonomi er like viktig som tidsplanen
Mange ingeniører oppdager raskt at de må lage sine egne Excel-ark for å forstå og skape oversikt over prosjektøkonomien. Økonomisystemene kan være tunge og utilgjengelige, og for å kunne ta raske beslutninger bygger de sine egne modeller og kalkyler. Dette gir en følelse av kontroll, men fører også til at økonomistyringen blir personlig og til tider uformell. I verste fall kan slike hjemmelagde løsninger inneholde feil som gir feilaktige beregningsgrunnlag og svekker beslutningsgrunnlaget.
Ironisk nok betyr dette at selv de som aldri likte Excel, nå blir tvunget til å bruke det daglig – og kanskje til og med lære seg å like det. Ingeniører elsker presisjon og struktur. De planlegger ned til minste detalj, sikrer at prosesser følger tekniske spesifikasjoner, og jobber for optimal effektivitet. Men å holde seg til budsjettet er like kritisk som å følge tidsplanen. Hvis ikke økonomien er under kontroll, kan et prosjekt som ser ut som en teknisk suksess på papiret, ende opp som en økonomisk katastrofe.
Økonomiske valg kan avgjøre prosjektets skjebne
Jeg lærte dette den harde måten:
💰 CAPEX kan gi deg skattemessige fordeler, men påvirker likviditeten brutalt.
💰 OPEX virker ufarlig på kort sikt, men kan spise opp marginene dine over tid.
💰 Manglende kostnadskontroll fører til forsinkelser.
💰 Forsinkelser fører til ekstra kostnader.
💰 Ekstra kostnader kan spise opp marginene – eller i verste fall kansellere prosjektet.
Det hjelper lite å levere en teknisk perfekt løsning hvis marginene er spist opp underveis og det ikke er penger igjen til å fullføre de siste kritiske fasene.
God økonomistyring handler ikke bare om å holde seg innenfor budsjett, men også om å forstå hvordan valg av kostnader og investeringer påvirker prosjektets lønnsomhet over tid. Å velge de riktige løsningene handler ikke alltid om den billigste umiddelbare kostnaden, men om hva som gir størst verdi på lang sikt.
En bærekraftig økonomisk strategi sikrer at prosjektene ikke bare fullføres – men at de faktisk skaper verdi. Det gir også bedre beslutningsgrunnlag for fremtidige prosjekter, slik at tidligere erfaringer kan brukes til å forbedre økonomistyringen i neste runde.
Hvordan jeg gjorde økonomistyring enklere – uten å bli økonom
Jeg innså raskt at løsningen ikke var å bli økonom – men å finne en metode som gjorde prosjektøkonomi mer overkommelig. Det jeg lærte, var at økonomi ikke trenger å være komplisert – det må bare presenteres på en måte som gir mening for oss som faktisk styrer prosjektene.
Her er mine beste tips for å gjøre det overkommelig:
- Enkle rapporter – kortfattet, relevant og tilpasset prosjektledere, ikke revisorer.
- Sanntids dashboards – visuelle oversikter som gjør det lett å se hvor prosjektet står. (Smisk med IT-avdelingen!)
- Automatiske varsler – beskjed når kostnader overstiger en viss grense i forhold til prosjektfremdriften.
- Grunnleggende økonomikurs skader aldri – en rask innføring i det viktigste du trenger å vite. Akkurat nok til å forstå hva tallene betyr og hvordan de påvirker prosjektene.
Du trenger ikke bli økonom, men du må forstå tallene
Gode prosjektledere trenger ikke å bli økonomer, men de må forstå nok til å ta gode beslutninger. Økonomistyring er ikke bare en administrativ byrde – det er en nøkkel til suksess. Og med de rette verktøyene og enkle grep, kan selv en ingeniør bli komfortabel med budsjettansvar.
Eller i det minste lære å tåle Excel.
|
|
|