Når økonomirapporten er foreldet før du får sett den
Prosjektledere får ofte rapporter som viser hva som har skjedd i prosjektet – men hva hjelper det når tallene er 30-40 dager gamle? Mange organisasjoner jobber fortsatt med regnskapsbaserte rapporter som oppdateres sent, ofte et godt stykke inn i neste måned. Dette betyr at beslutninger tas på grunnlag av utdaterte tall, mens virkeligheten har beveget seg videre.
I enkelte selskaper er situasjonen enda verre. En kunde fortalte at de brukte de første 7-10 dagene av hver måned på å samle inn og bearbeide rapporter – som allerede var foreldet når de var klare. Tiden som kunne vært brukt på proaktive tiltak, forsvinner i stedet i en evig jakt på å forstå hva som har skjedd, i stedet for hva som skjer nå.
Hvorfor gamle tall gir dårlig styring 
Økonomi og fremdrift må styres i sanntid. Når beslutninger tas basert på gamle tall, oppstår flere problemer. Beslutningene tas på utdaterte data, noe som betyr at prosjektet styres bakover i tid i stedet for fremover. Handlingsrommet blir begrenset fordi avvik ofte oppdages for sent til at korrigerende tiltak kan settes inn i tide. I tillegg bruker organisasjoner store ressurser på å produsere rapporter som allerede er irrelevante når de endelig er klare.
Regnskapsprosesser er designet for kontroll, ikke sanntid. Økonomisystemene er bygget for å dokumentere hva som har skjedd, ikke for å gi løpende innsikt i prosjektets status. Prosjektledere har ikke tilgang til ferske tall, fordi de må vente på at økonomiavdelingen ferdigstiller rapportene. Når rapporteringen tar for lang tid, brukes verdifull tid på å analysere historiske data i stedet for å handle basert på sanntidsinformasjon.
For å styre prosjektøkonomien effektivt, må vi ha oppdatert informasjon. Dette kan oppnås ved å innføre sanntidsdashboards med oppdaterte tall, slik at ventetiden kuttes og økonomien kan sees nå. Automatiserte økonomirapporter kan gjøre data tilgjengelig uten manuell innsats, noe som frigjør tid til viktigere oppgaver. Ved å fokusere på fremoverrettede analyser kan tallene brukes til å forutse utfordringer i stedet for bare å dokumentere dem.
Prosjektledelse krever sanntidsinnsikt
Historiske tall er nyttige for rapportering, men de gir dårlig beslutningsgrunnlag for aktiv styring. Skal du ha kontroll på prosjektøkonomien, må du bruke ferske tall – ikke bakspeilet.
Mindre tid på rapportering betyr mer tid på faktisk prosjektstyring. La oss bruke dataene smart, så vi kan ta beslutninger basert på hva som skjer nå, ikke hva som skjedde for en måned siden.
|
|
|