Prosjektøkonomi er en av de største fallgruvene for prosjektledere. Budsjetter sprekker, kostnader løper løpsk, og det som så ut som et lønnsomt prosjekt, ender opp i minus. Hvorfor? Fordi mange tror at økonomistyring handler om å følge med på tallene – men tall uten kontekst gir ingen mening. Hvis du ikke vet hva du måler mot, styrer du i blinde.
Tallene alene gir ingen mening
Ofte er det uklart hvor rammen faktisk er definert. Er det spesifisert i en kalkyle, et estimat eller en tabell i en kontrakt? Mange prosjektbudsjetter er kun oppsummert som en totalsum, uten tydelig oppdeling i delleveranser. Da blir det vanskelig å vurdere fremdriften underveis.
Et eksempel: En entreprenør hadde et budsjett på 10 millioner kroner for et byggeprosjekt, men uten en tydelig oppdeling i delleveranser. Etter at 70 % av budsjettet var brukt, var kun 40 % av jobben gjort. Prosjektlederen trodde lenge at alt var under kontroll – helt til det var for sent.
Dette skjer fordi prosjektledere ofte får informasjon om påløpte timer og kostnader fra økonomisystemet, men uten å vite hva disse tallene egentlig måles mot. Er vi i rute, eller på vei mot en kostnadssmell? Uten en tydelig ramme blir det umulig å tolke informasjonen riktig.
Når økonomien og virkeligheten ikke stemmer overens
Økonomisjefen beregner at prosjektet har en ferdigstillelsesgrad på 60 %, men betyr det at vi har levert 60 % av arbeidet? Ikke nødvendigvis. Mange går i fellen hvor de antar at forbrukte timer og kostnader gir et riktig bilde av fremdriften. I realiteten kan dette bety at man har brukt 60 % av budsjettet, uten at 60 % av leveransen er gjennomført.
Skal vi stole på prosjektleders magefølelse? Det kan fungere, men det kan også være bingo.
Hvorfor skjer dette?
- Mangel på klare målepunkter – uten en tydelig definert ramme blir det vanskelig å vite hva som er realistisk.
- Økonomisk ferdigstillelsesgrad vs. faktisk leveranse – en rapportert fremdrift på 60 % kan bety at pengene er brukt, ikke at jobben er gjort.
- Dårlig oppdeling av leveranser – uten tydelige delleveranser og milepæler blir det vanskelig å se om arbeidet er i tråd med planen.
Løsningen – sett tydelige referanser for måling
✅ Definer rammen for prosjektet – hva er budsjettet per fase, og hva er forventet leveranse?
✅ Del opp leveransen i delleveranser – konkretiser hva som skal være ferdig innen gitte tidspunkter.
✅ Sammenstill faktisk hva som er faktisk levert mot økonomi – hvor mye av arbeidet er reelt ferdigstilt?
✅ Bruk sanntidsdata fremfor magefølelse – sikre at beslutninger tas på grunnlag av faktiske resultater.
Prosjektledelse krever mer enn kostnadskontroll
Økonomiske rapporter må kobles til faktisk fremdrift, ellers blir de verdiløse.
Å styre på følelse kan fungere, men det kan også være en risikosport. De beste prosjektlederne sikrer at økonomi og leveranse går hånd i hånd, slik at de alltid vet hvor prosjektet faktisk står.
Spørsmålet du må stille deg er: Har du full kontroll, eller spiller du bingo med prosjektøkonomien?
|
|
|