Har du noen gang gått et skirenn uten å vite hvor langt du har igjen, hvordan konkurrentene ligger an eller om du bruker kreftene riktig? Høres galskap ut, ikke sant? Likevel er det akkurat slik mange prosjektledere opererer – de mangler statusinformasjon underveis og må gjette seg fram til hvordan de skal disponere tid og ressurser.
Skirenn uten sekundering – en oppskrift på kaos
Som tidligere aktiv langrennsløper har jeg erfart hvor avgjørende god sekundering er. Når man starter et renn, vet man nøyaktig hvor langt man skal gå. Det gjør det mulig å disponere kreftene slik at man holder ut hele løpet – uten å gå tom for tidlig eller krysse målstreken med ubrukt energi.
Men det er ikke nok å vite totaldistansen. Underveis må man ha informasjon om egen fart, hvordan konkurrentene ligger an, og hvor mye som gjenstår. Uten sekundering blir løpet ren gjetning. Man kan tro man ligger godt an, bare for å oppdage at man har blitt fraløpt. Eller man kan spare for mye krefter og ende opp med å ikke ha utnyttet potensialet sitt.
Prosjektledelse uten statusoppdateringer
– like risikabelt
Akkurat som i et skirenn, trenger prosjektledere kontinuerlig informasjon om hvordan prosjektet ligger an. Hvis man ikke vet om tidsplanen holder, om budsjettet sprekker, eller om teamet er i ferd med å gå på en smell, blir ledelsen basert på magefølelse i stedet for fakta.
For prosjektledere er det ikke nok å få en statusrapport fra økonomisystemet ved månedsslutt – de trenger sanntidsdata for å kunne justere innsatsen mens prosjektet pågår. Hvis noe begynner å skli ut, må de ha muligheten til å korrigere kursen umiddelbart.
Det er som å ligge 15 sekunder bak lederen i et skirenn – hvis du ikke får vite det tidsnok, mister du muligheten til å hente inn forspranget.
Når prosjektet møter veggen
Mange prosjektorganisasjoner opplever at de får ubehagelige overraskelser i sluttfasen. Hvorfor? Fordi prosjektlederen ofte er for optimistisk, har for lite oversikt underveis og vegrer seg for å varsle tidlig. Ingen liker å heise panikkflagget – spesielt ikke hvis det viser seg å være falsk alarm.
Men uten klare faresignaler i tide, risikerer man å nå et punkt der prosjektet rett og slett har gått for langt til å reddes. Det er som å møte veggen i et skirenn: Du trodde du hadde kontroll, men plutselig er det tomt for krefter, og du ser konkurrentene fyke forbi.
Effektiv statusinformasjon – kort, presis og tilgjengelig
I et hektisk skirenn har man ikke tid til å lese lange analyser – sekunderingen må være kort, tydelig og presis: "20 sekunder bak lederen! Øk farten!"
På samme måte har ikke prosjektledere tid til å lete etter informasjon gjemt i e-poster, regneark eller lange rapporter. De trenger sanntidsstatus, servert i et format som er raskt å forstå og handle ut fra.
Hva kan fungere som god "sekundering" i prosjektledelse?
- Sanntids dashboards – Visuell oversikt over tid, kostnad og fremdrift.
- Automatiserte varsler – Direkte beskjed når en milepæl er i fare.
- Korte statusmøter – 5-10 minutter med rask oppdatering.
- Tilgjengelig og oppdatert informasjon – Ett sted hvor alt er samlet og lett å finne.
Uten sekundering er du blind
Å lede et prosjekt uten løpende statusoppdateringer er som å gå et skirenn med bind for øynene. Du vet kanskje hvor du skal, men du aner ikke hvor langt du har igjen, hvordan konkurrentene ligger an, eller om du i det hele tatt er på riktig vei.
God sekundering handler om å gi prosjektlederen riktig informasjon til riktig tid, slik at de kan ta de beste beslutningene og justere kursen når det trengs. Det er slik man sikrer at prosjektet ikke bare kommer i mål – men gjør det på best mulig måte.
|
|
|