Balansert prosjektstyring | Prosjektøkonomi eller bingo? Hvorfor du må vite hva du måler mot

Prosjektøkonomi er en av de største fallgruvene for prosjektledere. Budsjetter sprekker, kostnader løper løpsk, og det som så ut som et lønnsomt prosjekt, ender opp i minus. Hvorfor? Fordi mange tror at økonomistyring handler om å følge med på tallene – men tall uten kontekst gir ingen mening. Hvis du ikke vet hva du måler mot, styrer du i blinde.

Tallene alene gir ingen mening 

Ofte er det uklart hvor rammen faktisk er definert. Er det spesifisert i en kalkyle, et estimat eller en tabell i en kontrakt? Mange prosjektbudsjetter er kun oppsummert som en totalsum, uten tydelig oppdeling i delleveranser. Da blir det vanskelig å vurdere fremdriften underveis.

Et eksempel: En entreprenør hadde et budsjett på 10 millioner kroner for et byggeprosjekt, men uten en tydelig oppdeling i delleveranser. Etter at 70 % av budsjettet var brukt, var kun 40 % av jobben gjort. Prosjektlederen trodde lenge at alt var under kontroll – helt til det var for sent.

Dette skjer fordi prosjektledere ofte får informasjon om påløpte timer og kostnader fra økonomisystemet, men uten å vite hva disse tallene egentlig måles mot. Er vi i rute, eller på vei mot en kostnadssmell? Uten en tydelig ramme blir det umulig å tolke informasjonen riktig.

Når økonomien og virkeligheten ikke stemmer overens

Økonomisjefen beregner at prosjektet har en ferdigstillelsesgrad på 60 %, men betyr det at vi har levert 60 % av arbeidet? Ikke nødvendigvis. Mange går i fellen hvor de antar at forbrukte timer og kostnader gir et riktig bilde av fremdriften. I realiteten kan dette bety at man har brukt 60 % av budsjettet, uten at 60 % av leveransen er gjennomført. 

Skal vi stole på prosjektleders magefølelse? Det kan fungere, men det kan også være bingo.

Hvorfor skjer dette? 

• Mangel på klare målepunkter – uten en tydelig definert ramme blir det vanskelig å vite hva som er realistisk. 

• Økonomisk ferdigstillelsesgrad vs. faktisk leveranse – en rapportert fremdrift på 60 % kan bety at pengene er brukt, ikke at jobben er gjort. 

• Dårlig oppdeling av leveranser – uten tydelige delleveranser og milepæler blir det vanskelig å se om arbeidet er i tråd med planen. 
  
  

Løsningen – sett tydelige referanser for måling 

✅ Definer rammen for prosjektet – hva er budsjettet per fase, og hva er forventet leveranse? 

✅ Del opp leveransen i delleveranser – konkretiser hva som skal være ferdig innen gitte tidspunkter.

✅ Sammenstill faktisk hva som er faktisk levert mot økonomi  –  hvor mye av arbeidet er reelt ferdigstilt?  

✅ Bruk sanntidsdata fremfor magefølelse – sikre at beslutninger tas på grunnlag av faktiske resultater. 

Prosjektledelse krever mer enn kostnadskontroll

Økonomiske rapporter må kobles til faktisk fremdrift, ellers blir de verdiløse. 

Å styre på følelse kan fungere, men det kan også være en risikosport. De beste prosjektlederne sikrer at økonomi og leveranse går hånd i hånd, slik at de alltid vet hvor prosjektet faktisk står. 

Spørsmålet du må stille deg er: Har du full kontroll, eller spiller du bingo med prosjektøkonomien?