Prosjekter innebærer ofte tett samarbeid med eksterne aktører som kunder, underleverandører og partnere. Men med digitale samhandlingsverktøy kan det være skremmende enkelt å dele for mye informasjon – med potensielt alvorlige konsekvenser.
La oss ta et klassisk eksempel: Et prosjektteam deler en Teams-kanal med kunden. Ubevisst starter interne prosjektmedlemmer en diskusjon om utfordringene i kundens mottaksprosjekt. Mandag morgen logger kunden inn, leser hele samtalen – og et oppvaskmøte venter. En liten feilvurdering blir plutselig et stort problem. Hvordan unngår vi slike situasjoner og sikrer at vi samarbeider effektivt, men trygt?
Først og fremst må vi ha en tydelig struktur for hva som deles med eksterne og hva som forblir internt. Det er viktig å skape et klart skille mellom interne diskusjoner og den informasjonen eksterne parter faktisk trenger. En gjennomtenkt struktur med separate prosjektrom, dedikerte mapper og klare regler for deling bidrar til at vi unngår utilsiktet informasjonsdeling. Uten slike rammer er det lett å havne i situasjoner der sensitiv informasjon plutselig deles med feil mottaker.
Hvem får se hva? Dette er et kritisk spørsmål i ethvert samarbeidsprosjekt. Det er avgjørende å kontrollere tilgangen og sikre at eksterne kun får innsyn i det som er relevant for dem. Ved å bruke roller og tillatelser kan vi begrense hva eksterne partnere kan se, og skille mellom lesetilgang og redigering. Automatiserte regler og innstillinger i verktøyene vi bruker, kan bidra til å hindre utilsiktet deling av intern informasjon og sikre at prosjektets rammer blir overholdt.
For å unngå misforståelser må det være tydelige retningslinjer for hvordan vi kommuniserer med eksterne. Det er viktig å unngå at sensitive diskusjoner foregår i åpne kanaler, samt å skille mellom uformelle samtaler og formelle beslutninger. En godt strukturert kommunikasjonsstrategi hjelper teamet med å forstå hvilke plattformer og formater som skal brukes til hvilken type informasjon. Kritiske avtaler og beslutninger bør alltid formaliseres, og det må være tydelig hva som er en pågående diskusjon og hva som er en endelig beslutning.
Digitale verktøy gir fantastiske muligheter for samarbeid, men uten riktig bruk kan de også skape problemer. Å benytte metadata og klassifisering av dokumenter kan bidra til å merke sensitiv informasjon og sikre at den håndteres på riktig måte. Logging og sporbarhet på viktige dokumenter er også essensielt for å opprettholde kontroll. I tillegg bør det være mekanismer for å begrense videresending og kopiering av filer utenfor prosjektets struktur, slik at vi unngår utilsiktet spredning av informasjon.
Til syvende og sist er det menneskene som utgjør den største risikoen i samhandlingsprosjekter. Teknologi alene kan ikke løse utfordringene – det krever også en sterk kultur for bevissthet rundt informasjonsdeling. Regelmessige påminnelser, opplæring i sikker samhandling og et kontinuerlig fokus på gode praksiser er nødvendig for å minimere risikoen. En organisasjon der medarbeidere stopper opp og tenker før de deler, vil ha langt bedre kontroll over informasjonsflyten. Samtidig bør onboarding av eksterne partnere gjøres grundig, slik at de forstår hvordan informasjon skal håndteres i prosjektet.
Å samarbeide med eksterne er nødvendig, men det må gjøres riktig. Ved å skille mellom intern og ekstern informasjon, ha tydelige tilgangsregler og bygge en god samhandlingskultur, kan vi unngå at sensitiv informasjon havner i feil hender. Det handler om å ha gode systemer, men like mye om å skape en ansvarlig og bevisst arbeidskultur.
Hvordan håndterer dere samhandling med eksterne? Har dere opplevd utfordringer knyttet til feil deling av informasjon? 🤔
|
|
|