Merk dokumenter med egendefinerte dokumenttyper. Slik kan du enkelt styre hvordan dokumentet blir arkivert. I tillegg er det lett å finne alle kontrakter, avtaler og rapporter på tvers av bedriften. 

Består avtalen av kontrakt, regnskap og bilder? Vi lar deg lagre alt i ett dokument, slik at du har full oversikt over alt som skal sendes til kunden eller leverandøren.  

Definer en standard for dokumentnummerering og prefix. Da vil alle dokumenter automatisk lagres med en standard navngiving. 

Definer hvilket vannmerke som skal settes på dokumentet.

Du finner dokumentene i egen Arkiv-fane, enten i teamet eller i en egen oversikt. 

Finn igjen dokumenter på tvers av alle team i et søkbart arkiv. Slik vet du alltid hvor du finner de viktige dokumentene. 

Søk etter dokument, forfatter eller bransje. Du kan i tillegg filtrere på informasjon som kunde, kontraktsverdi, utløpsdato, og annen informasjon koblet til dokumentet. 

Ha full oversikt over gjeldende og historiske versjoner av dokumentet. Alt samlet på ett sted, slik at du slipper å lete. 

Definer hvilken informasjon som skal kobles på dokumentet. Informasjonen kan handle om kunde, kontraktsverdi, avdeling, bransje, produkt og mye annet. Slik kan du enklere ha oversikt over dokumenter på tvers av bedriften. 

Gå tilbake på dokumenter og endre kunde, produkt eller annen informasjon. 

Send det arkiverte dokumentet direkte fra arkivet. 

Slik sikrer vi at det ikke forekommer uønskede endringer i dokumentet. 

Du slipper å manuelt opprette PDF filer når du er ferdig å skrive i et arbeidsdokument. Vi arkiverer automatisk Word dokumentet ditt til PDF. 

Ta vare på alle versjoner av dokumentet på samme sted. Slik er du alltid trygg på at du finner igjen historisk informasjon når du trenger det. 

La en kollega gå gjennom dokumentet før du arkiverer det. 

Se hvilke dokumenter du må godkjenne eller kontrollere i en oversikt i dashbordet. 

Vil du ha innspill fra flere kollegaer før du arkiverer dokumentet? Da kan du sende det på høring og dine kollegaer kan legge igjen en kommentar. 

Er det ekstra viktig å sikre at all viktig informasjon er med? Da kan du legge ved en sjekkliste og være trygg på at ingenting er glemt. 

Når det endelig er din tur til å gjennomgå et dokument, enten for godkjenning eller høring, vil du få varsel i Teams. Når fristen nærmer seg, får du i tillegg en påminnelse. 

Dersom du har prosessmodulen, kan sjekkpunktene i prosessen automatisk hukes av når et dokument er godkjent og arkivert. Slik sikrer du at en prosess ikke kan avsluttes før alle nødvendige dokumenter er på plass. 

* Forutsetter at du har prosessmodulen

I blant er det viktig å arkivere viktige dokumenter uten at de er tilgjengelig for hele bedriften. Når du arkiverer et dokument i et privat rom, vil kun medlemmene av rommet kunne se dokumentet. 

Sensitive dokumenttyper blir automatisk kryptert. Slik kan du sikre at sensitiv data ikke havner på avveie.